Eine E-Rechnung ist keine PDF, die Sie Ihrem Kunden per E-Mail schicken. Eine PDF ist ein Abbild einer Rechnung; eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datendatei, typischerweise XML, die das Buchhaltungssystem des Empfängers lesen und verbuchen kann, ohne dass jemand sie abtippt. Diese Unterscheidung ist der ganze Sinn der Sache, und sie wird unter ViDA EU-weit zum Gesetz. Nexport Logistics stellt Ihre Fracht- und Zollrechnungen über die Nexportal-Plattform aus, die auf diesen Standard hin gebaut ist.
PDF vs. strukturierte E-Rechnung
| PDF / Papier | Strukturierte E-Rechnung | |
|---|---|---|
| Für Menschen lesbar | Ja | Ja (gerendert) |
| Für Maschinen lesbar | Nein (benötigt OCR) | Ja, nativ |
| Automatisch verbucht | Nein | Ja |
| Gültig unter ViDA grenzüberschreitend B2B (2030) | Nein | Ja |
EN 16931, der europäische Standard
EN 16931 ist der europäische Standard für das semantische Datenmodell einer Rechnung. Er definiert, welche Daten eine Rechnung enthalten muss (Lieferant, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen), nicht ein Dateiformat. Veröffentlicht wurde er von CEN unter der Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber verpflichtete, konforme E-Rechnungen im Beschaffungswesen (B2G) anzunehmen und zu verarbeiten. EN 16931 ist heute der Standard für die E-Rechnungs-Pflichten unter ViDA.
Die Formate: UBL und CII
EN 16931 wird in zwei XML-Syntaxen ausgedrückt:
- UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language), verwendet von Peppol BIS Billing.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), die Grundlage des hybriden PDF+XML-Formats Factur-X / ZUGFeRD; die deutsche XRechnung akzeptiert sowohl UBL als auch CII.
Nationale Verfeinerungen werden als CIUS (Core Invoice Usage Specification) veröffentlicht. In der Praxis heißt das: Wählen Sie eine Route, die EN-16931-konformes XML erzeugt, und die grenzüberschreitende Rechnung wird akzeptiert.
Wo die Niederlande stehen
- B2G: Die Zentralregierung verlangt seit 2017 bei neuen Verträgen E-Rechnungen, wobei Peppol der gängigste Weg ist; dezentrale Behörden müssen sie empfangen können.
- B2B: Die Niederlande haben keine inländische B2B-Pflicht eingeführt (anders als Italien oder Frankreich, wo sie in Vorbereitung ist). Die grenzüberschreitende B2B-Pflicht unter ViDA ab dem 1. Juli 2030 gilt jedoch unabhängig von nationalen Entscheidungen.
Wie alles zusammenhängt
Die E-Rechnung ist ein Baustein eines größeren Bildes: Ihr TMS/WMS, Ihr Buchhaltungssystem, Ihre E-Rechnungs-Route und die Steuerbehörde. Verbinden Sie diese, und dieselben Sendungsdaten fließen von der Buchung bis zur konformen, gemeldeten Rechnung. Bleibt eine Lücke, tippt jemand Rechnungen ab — genau das, was die Pflicht beenden soll.
Wie Nexport Logistics damit umgeht
Ihre Rechnungen für Fracht, Zoll und Lagerung laufen über Nexportal, das darauf ausgelegt ist, EN-16931-konforme strukturierte Rechnungen auszustellen und sie über Peppol zuzustellen, sobald die Pflichten greifen. Sie erhalten eine saubere, verbuchbare E-Rechnung und keine PDF zum Abtippen.
Möchten Sie die E-Rechnung auf Ihrem Konto abstimmen? E-Mail an info@nexportlogistics.nl.
Offizielle Quellen: Richtlinie 2014/55/EU (EUR-Lex) · Europäische Kommission — eInvoicing · Logius — E-factureren. Verwandt: Vida · Peppol