Een e-factuur is geen PDF die je naar je klant mailt. Een PDF is een plaatje van een factuur; een e-factuur is een gestructureerd, machineleesbaar databestand, meestal XML, dat het boekhoudsysteem van de ontvanger kan lezen en inboeken zonder dat iemand iets overtikt. Dat onderscheid is de hele kern, en het wordt binnenkort wet in de hele EU onder ViDA. Nexport Logistics maakt je transport- en douanefacturen op via het Nexportal-platform, gebouwd richting deze standaard.
PDF vs. gestructureerde e-factuur
| PDF / papier | Gestructureerde e-factuur | |
|---|---|---|
| Leesbaar voor een mens | Ja | Ja (gerenderd) |
| Leesbaar voor een machine | Nee (OCR nodig) | Ja, native |
| Automatisch ingeboekt | Nee | Ja |
| Geldig onder ViDA grensoverschrijdend B2B (2030) | Nee | Ja |
EN 16931, de Europese standaard
EN 16931 is de Europese standaard voor het semantische datamodel van een factuur. Het bepaalt welke gegevens een factuur moet bevatten (leverancier, afnemer, regels, btw, totalen), niet een bestandsformaat. Het is door CEN gepubliceerd onder Richtlijn 2014/55/EU, die overheden verplichtte conforme e-facturen bij aanbestedingen (B2G) te accepteren en verwerken. EN 16931 is nu de standaard voor de e-facturatieverplichtingen onder ViDA.
De formaten: UBL en CII
EN 16931 wordt uitgedrukt in twee XML-syntaxen:
- UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language), gebruikt door Peppol BIS Billing.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), de basis onder het hybride PDF+XML Factur-X / ZUGFeRD; het Duitse XRechnung accepteert zowel UBL als CII.
Nationale verfijningen worden gepubliceerd als een CIUS (Core Invoice Usage Specification). In de praktijk: kies een route die EN 16931-conforme XML oplevert, en de grensoverschrijdende factuur wordt geaccepteerd.
Waar Nederland staat
- B2G: de rijksoverheid eist sinds 2017 e-facturen bij nieuwe contracten, met Peppol als gangbaarste route; decentrale overheid moet ze kunnen ontvangen.
- B2B: Nederland heeft geen binnenlandse B2B-verplichting opgelegd (anders dan Italië, of Frankrijk in voorbereiding). Maar de ViDA grensoverschrijdende B2B-plicht vanaf 1 juli 2030 geldt ongeacht nationale keuzes.
Hoe het samenhangt
E-facturatie is één hoek van een groter plaatje: je TMS/WMS, je boekhouding, je e-facturatieroute en de belastingdienst. Koppel die en dezelfde zendingsdata stroomt van boeking tot een compliant, gerapporteerde factuur. Laat je een gat vallen, dan zit iemand facturen over te tikken, precies wat de verplichting wil beëindigen.
Hoe Nexport Logistics dit afhandelt
Je facturen voor transport, douane en warehousing lopen via Nexportal, gebouwd om EN 16931-conforme gestructureerde facturen op te maken en te bezorgen via Peppol zodra de verplichtingen ingaan. Je krijgt een schone, inboekbare e-factuur, geen PDF om over te tikken.
E-facturatie op je account afstemmen? Mail info@nexportlogistics.nl.
Officiële bronnen: Richtlijn 2014/55/EU (EUR-Lex) · Europese Commissie — eInvoicing · Logius — E-factureren. Gerelateerd: Vida · Peppol