Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par e-mail à votre client. Un PDF est une image de facture ; une facture électronique est un fichier de données structuré et lisible par machine, généralement en XML, que le système comptable du destinataire peut lire et comptabiliser sans que personne ne le ressaisisse. Cette distinction est tout l'enjeu, et elle est sur le point de devenir la loi dans toute l'UE avec ViDA. Nexport Logistics émet vos factures de fret et de douane via la plateforme Nexportal, construite selon cette norme.
PDF vs facture électronique structurée
| PDF / papier | Facture électronique structurée | |
|---|---|---|
| Lisible par un humain | Oui | Oui (rendu visuel) |
| Lisible par une machine | Non (nécessite l'OCR) | Oui, nativement |
| Comptabilisée automatiquement | Non | Oui |
| Valable sous ViDA B2B transfrontalier (2030) | Non | Oui |
EN 16931, la norme européenne
EN 16931 est la norme européenne du modèle sémantique de données d'une facture. Elle définit quelles données une facture doit contenir (fournisseur, acheteur, lignes, TVA, totaux), pas un format de fichier. Elle a été publiée par le CEN dans le cadre de la directive 2014/55/UE, qui imposait aux pouvoirs publics d'accepter et de traiter les factures électroniques conformes dans les marchés publics (B2G). EN 16931 est désormais la norme par défaut pour les obligations de facturation électronique sous ViDA.
Les formats : UBL et CII
EN 16931 s'exprime dans deux syntaxes XML :
- UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language), utilisé par Peppol BIS Billing.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), qui sous-tend le format hybride PDF+XML Factur-X / ZUGFeRD ; la XRechnung allemande accepte aussi bien UBL que CII.
Les déclinaisons nationales sont publiées sous forme de CIUS (Core Invoice Usage Specification). En pratique : choisissez une voie qui produit du XML conforme à EN 16931, et la facture transfrontalière sera acceptée.
Où en sont les Pays-Bas
- B2G : l'administration centrale exige des factures électroniques sur les nouveaux contrats depuis 2017, Peppol étant la voie la plus courante ; les administrations décentralisées doivent pouvoir les recevoir.
- B2B : les Pays-Bas n'ont pas imposé d'obligation B2B nationale (contrairement à l'Italie, ou à la France où elle est en cours). Mais l'obligation B2B transfrontalière de ViDA à partir du 1er juillet 2030 s'applique quels que soient les choix nationaux.
Comment tout se relie
La facturation électronique n'est qu'un coin d'un tableau plus large : votre TMS/WMS, votre système comptable, votre voie de facturation électronique et l'administration fiscale. Reliez-les, et les mêmes données d'expédition circulent de la réservation jusqu'à une facture conforme et déclarée. Laissez un trou, et quelqu'un ressaisit des factures — précisément ce que l'obligation est censée faire disparaître.
Comment Nexport Logistics s'en occupe
Vos factures de fret, de douane et d'entreposage passent par Nexportal, conçu pour émettre des factures structurées conformes à EN 16931 et les livrer via Peppol à mesure que les obligations entrent en vigueur. Vous recevez une facture électronique propre et directement comptabilisable, pas un PDF à ressaisir.
Vous souhaitez aligner la facturation électronique sur votre compte ? Écrivez à info@nexportlogistics.nl.
Sources officielles : Directive 2014/55/UE (EUR-Lex) · Commission européenne — eInvoicing · Logius — E-factureren. Voir aussi : Vida · Peppol